De opdracht
De Belgische kredietgever Record Credits richt zich op particulieren en zelfstandigen. Ze bieden kwalitatieve kredietproducten aan die volledig op maat van de klant zijn. Daarbij vinden ze een persoonlijke aanpak en aandacht voor de specifieke behoeften van elke klant essentieel.
Het is cruciaal dat alle Record Credits kantoren zich op dezelfde meest recente informatie uit hun sector kunnen baseren. Om die informatie te verspreiden naar alle kantoren, gebruikte Record Credits vroeger een portaal binnen een Microsoft omgeving. Ze botsten daarbij evenwel op enkele beperkingen. Dat deed hen op zoek gaan naar een waardige vervanger van hun verouderde portaal, die tegelijkertijd het maatwerk waar ze voor staan ook beter ondersteunde. Ons advies leidde hen naar een nieuw web-based platform in Drupal.
De oplossing
Tijdens een intensief voortraject legde Record Credits ons haarfijn uit waar ze vastliepen in het oude portaal, en ook welke verwachtingen ze hadden voor een nieuwe versie. We wilden eerst goed begrijpen hoe ze het systeem gingen gebruiken. Zo konden we een manier bedenken om alle handelingen zo efficiënt en eenvoudig mogelijk te laten verlopen.
We werkten een volledige UX en design-oefening uit, waarbij we vooral hebben gekeken naar de gebruikersbehoefte. Dé hamvraag was telkens: “Wat is het makkelijkst voor de gebruiker?” Hij of zij gaat immers elke dag aan de slag met het platform en moet hier zo vlot mogelijk mee kunnen werken, zonder dat dit al te veel tijd kost.
Het resultaat
Al snel werd o.a. duidelijk dat we enorme tijdswinst konden halen door niet bij iedere communicatie te vragen om in te loggen op het platform. Voor alle niet-vertrouwelijke documenten kon die omweg perfect omzeild worden en kon het document in kwestie meteen mee met het bericht dat werd uitgestuurd. Daarnaast zagen we dat het creëren van een document tot hiertoe enorm arbeidsintensief was. De gebruiker moest een wel erg omslachtige procedure volgen om een bericht te verzenden en de nodige informatie mee te sturen. We werkten daarom een manier uit om het aantal kliks bij de creatie van een document aanzienlijk te verminderen.
De focus in dit project lag dan ook vooral op het optimaliseren en gebruiksvriendelijk maken van het platform voor de communicatie-afdeling binnen Record Credits. We keken daarbij niet zozeer naar de structuur, wel naar hoe we elke handeling zoveel mogelijk konden vereenvoudigen. Daarom kozen we niet voor een ’normale’ Drupal backend, maar voor een custom Drupal backend waarbij enkel de hoogstnodige functionaliteiten ingeschakeld zijn. En dat gaf resultaat. We konden zo elke stap reduceren tot 5 (of minder) kliks. Dat bleek een ware verademing in de dagelijkse workload van de medewerkers. In 70% van de gevallen zullen gebruikers niet meer naar het platform moeten surfen om de informatie te krijgen die ze nodig hebben. Dat kan tellen in tijdswinst.
Maar we zetten onze klant tijdens het projectverloop ook aan het denken over de volledige contentstructuur. We gingen samen aan de slag om een betere categorisatie uit te werken nadat we tijdens een workshop merkten dat die veel eenvoudiger kon. Zo zorgden we over de hele lijn voor een behoorlijke inhoudelijke verbetering van de informatiestructuur, waardoor we nu in enkele kliks snel en makkelijk bij de juiste informatie geraken.
Op het platform zelf hebben we ook enkele dingen aangepakt. Vendors en brokers raadplegen dezelfde documenten meermaals. Daarom voegden we o.a. een functionaliteit toe waarbij de laatst geopende berichten of documenten bijgehouden worden en ze er snel bij kunnen. Efficiëntie en goede communicatie kregen de bovenhand, en daarmee was Record Credits meer dan tevreden. En wij ook.
Intuitief, gemakkelijk, doordacht, duidelijk en gestructureerd! We kregen wat we gevraagd hebben: een hip userportaal met nieuwe look ’n feel.
We zijn niet enkel tevreden met het resultaat maar ook met de interessante en professionele samenwerking.